לא מעט מהארגונים ובתי העסק כיום, עושים שימוש במסמכים דיגיטליים ומעדיפים אותם על פני המסמכים הפיזיים. לרבות, יהיה מדובר בהסכמים חוזים הנחתמים בין הארגון ללקוחותיו, ספקיו וגורמים שונים העובדים עם הארגון. כיום אין צורך לזמן את הלקוח לפגישה פיזית, להדפיס מסמכים ולהחתימו במקום אלא ניתן לשלוח בלחיצת כפתור את המסמכים בSMS או במייל עם אפשרות לחתימה דיגיטלית הכבילה במקרים רבים מבחינת משפטית.
מהם חוזים דיגיטליים?
חוזים דיגיטליים אלו מסמכים ממוחשבים, בדרך כלל קבצי OFFICE כמו WORD, PDF ואחרים, שבהם יש תוכן המסוכם בין הצדדים. תוכן זה נדרש בחתימה ובעבר היה צורך לזמן את הלקוח או האדם העומד לחתום על המסמך לצורך החתימה. כיום ניתן לשלוח את המסמך הממוחשב למייל או לטלפון בהודעה פרטית. הלקוח שלך (או האדם שצריך לחתום על החוזה) יוכל לפתוח את המסמך בקלות ובנוחות דרך המכשיר שלו ולחתום אונליין על המסמך. עם המערכת של powerdoc הלקוח שלך אפילו לא יצטרך לחפש אחר הסעיפים הנדרשים בחתימה. באמצעות האשף המיוחד של powerdoc, הלקוח שלך ידע בדיוק היכן הוא צריך לחתום, מה הוא צריך למלא ויחסוך זמן יקר וכאב ראש.
היתרונות של חתימה דיגיטלית על חוזה:
- מסמך אשר במקרים רבים יכול להיות תקף משפטית (מומלץ תמיד לוודא כל סוג טופס מול היועץ המשפטי).
- חיסכון בזמן ומאמץ על פגישות, נסיעות וכו'.
- חיסכון משמעותי בעלויות של הפקת מסמכים פיזית.
- חיסכון במקום במשרד לצורך תיוק ושמירת ארכיון של המסמכים.
- קל יותר למצוא מסמך רלוונטי במערכת.
- אבטחת מידע מתקדמת למסמכים ולמידע.
- ועוד…
לסיכום; שימוש בחתימה דיגיטלית על מסמכים וחוזים שונים חוסכת זמן ומייעלת שלבים רבים בתהליכים שונים בעסקים ובעסקאות שונות. כיום לא מעט מהארגונים והגופים העסקיים פועלים בדרך זו לחתימה על חוזים והסכמים שונים מבלי להטריח את הלקוחות להגיע פיזית לחתימה במוקדי החברה.