כל עסק מעצם היותו עסק לגיטימי חייב בדיווח לרשויות המס על ההתנהלות הכספית שלו, שזה כולל כמובן את כל התקבולים (תשלומים) שהוא מקבל בעסק.
עד השנים האחרונות כל העסקים ניהלו את כל המסמכים החשבוניים שלהם בצורה הקלאסית, כלומר על נייר. למשל החזיקו פנקס חשבוניות בו הם כתבו חשבוניות/קבלות ללקוחות נתנו להם את החשבונית ושמרו את העתקים בפנקס הקבלות.
בשנים האחרונות יש שינוי משמעותי בשוק הזה, כאשר הנפקת חשבונית דיגיטלית היא נושא "חם" אצל הרבה עסקים קטנים, שרוצים ליעל תהליכים בעסק (עוד בנושא במדריך באתר הגשמה)
למה להפיק חשבוניות באינטרנט?
אז כמו שציינו הרבה עסקים התחילו מהשיטה הקלאסית של הנפקת חשבוניות מנייר ושמירת עותקים, מדוע בעצם יש טעם לעסקים לעשות שימוש ולהוציא חשבוניות דיגיטליות?
התשובה שיש לחשבוניות דיגיטליות הרבה יתרונות שהופכים אותה לפתרון מצוין כמעט לכל סוג עסק כמעט מכל גודל.
סדר בעסק
חשבוניות דיגיטליות מאפשרות לעקוב בצורה יותר ולנהל טוב יותר את המסמכים החשבונאיים בעסק.
שירות יעיל לחשבונית דיגיטלית מאפשר לראות בכל רגע נתון כמה מסמכים הפקנו החודש, כגון קבלות ללקוחות ולהשוואת את הנתונים לחודשים קודמים כדי לראות שינויים במכירות.
מערכות טובות גם יראו לך כמה מסמכים פתוחים יש (למשל חשבוניות עסקה) וכך לדעת לבצע גבייה על כספים שמחכים לנו אצל לקוחות, במקום לפספס כסף שמגיע לנו.
כל האפשרות הללו עוזרות לנו לנהל את תזרים המזומנים בעסק בצורה מקצועית יותר וכך להבין מה המצב הכספי בכל רגע בעסק.
זאת לעומת המצב בפנקס חשבוניות קלאסי שכדי לדעת את כמות ההכנסות בזמן מסוים, צריך פתוח מחשבון ולהתחיל לעבור קבלה ולחשב או לחלופין לעסוק בניחושים.
עסק ירוקה
המעבר לחשבוניות דיגיטליות הופך את העסק שלנו לירוק יותר. זה קורה מהסיבה הברורה בכך שהמעבר למסמכים דיגיטליים פשוט מצמצם את השימוש שלנו בנייר.
צמצום השימוש בנייר הוא כמובן דבר חיובי מהבחינה הסביבתית, מסתבר שלא באמת חייבים לכרות עצים בשביל חשבוניות.
אך מעבר לפן הסביבתי זה גם זה גם חיובי במובן של העסק עצמו. כאשר יש פחות מסמכים חשבונאיים שמסתובבים, ככה יש פחות דברים שצריך לשמור עליהם ולארגן אותם כדי שהיו נגישים לעת הצורך.
כך שבאופן מעשי מעבר למסמכים דיגיטליים עוזר לעסק להתנהל בצורה ירוקה וחכמה, ואינו מצריך לשמור מסמכים מנייר ולפנות לכך מקום במשרד, כאשר יש תחליף טוב ואולי טוב יותר.
עבודה עם לקוחות מרוחקים
שימוש בחשבוניות דיגיטליות מאפשר לעבוד בקלות יותר עם לקוחות מרוחקים.
בשימוש בחשבוניות או קבלות מנייר היה צורך בכל פעם שמקבלים תשלום מלקוח, להנפיק חשבונית נייר ואז להכין מכתב ולשלוח ללקוח.
חוץ מהעלויות (בול, נייר וזמן) שכרוכות בדבר, זה יצר גם תלות בגורם חיצוני (דואר) שלעיתים לא תמיד היה מהיר ויעיל כמו השירות שאנחנו רוצים רוצה לספק ללקוחות שלנו.
לקוח שלא הגיעה אליו קבלה בזמן יכול ליצור איתנו קשר בנושא, מה שגורר עוד התעסקות והתלבטות איך לטפל במצב (להמתין? לבטל קבלה ולכתוב אותה שנית?)
כאשר עובדים עם שירות חשבונית דיגיטלית העניין הזה נפתר בקלות – ניתן פשוט לשלוח ללקוח את קובץ החשבונית דרך המייל. יש מערכות שאפילו מאפשרות לשלוח את זה בצורה מובנית בזמן הנפקת הקבלה/חשבונית.
ככה מזמן ההנפקה ועד שהלקוח מקבל את המסמך עוברת פחות מדקה. וכאמור, במידה ומכל סיבה הקובץ לא הגיע, תמיד אפשר לשלוח לו שוב.
גיבוי
עניין שעלול להיות בעייתי בקבלות וחשבוניות רגילות הוא עניין שמירת המסמכים. כאמור מסיבות מס וסדר יש חויב לשמור את כל העתקים למסמכים שהוצאנו בפנקס הקבלות המקורי.
עם זאת לפנקס יכולים לקרות תאונות, הוא למשל עלול להינזק ע"י למשל משקה שנשפך עליו. אפילו גרוע מכך, עלולים לאבד את פנקס הקבלות, למשל מי שמסגרת עבודתי יוצא ללקוחות ולוקח עימו את החשבוניות ממקום למקום.
כאשר עובדים עם שירות אמין להנפקת חשבוניות דיגיטליות, כבר אין את הבעיה הזאת. קודם כל המסמכים שלנו שמורים בשרתי החברה ונגישים לנו בכל זמן מכל מקום למרות שאנחנו לא סוחבים אותם פיזית.
דבר שני, כל מסמך שאנחנו מייצרים אנחנו יכולים להוריד למחשב או לשלוח לעצמנו בדואר אלקטרוני בדיוק כמו שאנחנו עושים ללקוחות מרוחקים.
כך בעצם אנחנו מייצרים כמה שכבות גיבוי שדואגות לכך שאף פעם לא יעלם או ינזק לנו אף מסמך חשבונאי בעסק ותמיד הם יהיו לנו נגישים.
חסרונות חשבונית באינטרנט
אם דיברנו על יתרונות אפשר להזכיר כמה חסרונות של חשבונית אינטרנטית, למעשה אין הרבה אבל ננסה בכל זאת להביא גם את הצד השני :
נגישות למחשב או נייד
על מנת להוציא חשבונית דיגיטלית יש צורך שיהיה בעסק או שלפחות יהיה טלפון חכם לבעל העסק. זה אומנם לא ממש דרישה יוצאת דופן, אבל עדיין יש עסקים שאין בהם מחשב או שבעת העסק מעדיף לא להחזיק טלפון חכם.
כמו כן צריך גישה ורצון ללמוד מערכת חדשה. אומנם יש בשוק מערכות פשוטות למידי להנפקת חשבוניות, אבל אנשים שאין להם גישה בסיסית לשימוש בתוכנות מחשב, יהיה להם מחסום טכנולוגי כך שימנע מהם להשתמש בשירותים כאלו להנפקת חשבוניות.
עלות חודשית
כאשר משתמשים בשירות מקוון לרוב גם תתווסף עלות חודשית שצריך לשלם לשירות. לרוב מדובר במספר עשרות שקלים בחודש.
מצד שני צריך לזכור שגם שימוש בפנקסי נייר גורר עלויות של הדפסה של הפנקס בבית דפוס, וזה לפני ששלחנו מסמכים בדואר ללקוחות מרוחקים, דבר שמוסיף עלויות נוספות.
אז עוברים לחשבונית דיגיטלית?
אז אם הגעתם את כאן במאמר כנראה הבנתם את היתרונות המרכזיים של שירותים להוצאת חשבונית דיגיטלית.
שירותים כאלו חוסכים לנו משאבי זמן וכסף בכך שהם מייעלים את העבודה בעסק ולא דורשים מאיתנו לקנות מכתבים ובולים לשליחת הקבלות שאנו מנפיקים.
הבנו גם את היתרון הירוק, כשמנפיקים חשבוניות בצורה דיגיטלית, אנחנו מצמצמים את השימוש שלנו בנייר בעסק ועובדים בצורה יותר מסודרת.
מערכות לחשבוניות גם מאפשרות לנו לשלוח מסמכים ללקוחות מרוחקים ואפילו לעצמנו כחלק משכבות הגיבוי כך שלעולם לא נאבד אף מסמך חשבונאי.
מאידך גם ראינו שיש מספר קטן של חסרונות בשירותים כאלו כמו עלויות חודשיות וצורך בנגישות (וגישה אישית) למחשב או טלפון חכם.
עם זאת, אם משווים את כל היתרונות מול החסרונות, ברור שהיתרונות משמעותיים יותר ולכן יותר ויותר בעלי עסקים עושים את המעבר היום לחשבוניות דיגיטליות, לא כדאי להישאר מאחור.
