אימות מסמכים דיגיטליים נעשים באמצעות חתימה אלקטרונית או בשמה המעט שונה, חתימה דיגיטלית. מסמכים דיגיטאליים רבים מועברים באמצעות האינטרנט ועל חלק מהם נדרש זיהוי ודאי של החותם. הזיהוי נדרש על ידי רשויות המס לגבי חשבוניות מס, קבלות, חשבוניות זיכוי וכדומה. מסמכים משפטיים, חוזים בין שני גופים או אנשים, אישורי מיוחדים נחשבים אף הם למסמכים מיוחדים כאלו. חתימה אלקטרונית מעוגנת בחוקי המדינה וככזאת היא אף מוכרת בבתי משפט, במשרדי ממשלה שונים ובעוד גופים מוסדיים, עסקיים ואחרים.
שני מפתחות – ציבורי ופרטי
חתימה אלקטרונית מבוססת על שיטות הצפנה מיוחדות שמורכבות מאלגוריתמים הקשים לפיצוח. ביסודה עומדים שני מפתחות. האחד ציבורי והשני פרטי. הציבורי חשוף לעין כל, ואילו הפרטי, נשמר היטב במקום חסוי אצל המשתמש. אך ורק שילוב של שניהם יכול לוודא זיהוי של החותם. משום כך, חתימה זאת הינה בטוחה יותר וקשה יותר לזיוף מאשר חתימה ידנית על מסמך מנייר. הצורך בזיהוי ודאי נועד מנסיבות החתימה האלקטרונית. במקרים רבים, היא נעשית כאשר החותם נמצא בגפו ולא מול עורך דין או השותף שלו להסכם.
התייעלות מוכחת
התקשרויות ועבודות מקבילות באמצעות מסמכים דיגיטליים מייעלות מאוד את הפעילות של הגופים השונים. הם חוסכים, כוח אדם, הוצאות כספיות מיותרות, זמן עבודה ומזרזים פעילויות שונות. שני הצדדים יוצאים נשכרים. חתימה אלקטרונית היא חלק בלתי נפרד מכל הפעילות הזאת והיא נועדה לספק ביטחון יתר וגם עונה על דרישות החוק והרשויות שחייבות להיות מדווחות על מקצת מהפעילויות. מבחינים בחתימה אלקטרונית מאובטחת וחתימה אלקטרונית מאושרת שהינה אמינה יותר. חתימה אלקטרונית מאובטחת מונפקת רק על יד שני גורמים המוסמכים לכך על ידי המדינה.
חוק חתימה אלקטרונית
חוק חתימה אלקטרונית נחקק כבר בשנת 2001 ונוצר כדי לתת מענה לשימוש הרב שנעשה באמצעים טכנולוגיים. החוק עבר התאמות ועדכונים בהתאם לצורך ולרוח הזמן. יש צורך להכיר את הוראות החוק שקובע כללים מפורשים בנוגע להכרה חוקית במסמכים דיגיטליים. במיוחד חשובה ההתמצאות בנושא של הנפקת חשבוניות מס דיגיטליות, הטיפול בהם ואחסנתם. מומלץ להיעזר בחברות וגופים בעלי ידע וניסיון המסוגלים לספק מידע ושירותים בתחום.
