טיפים לשימוש נכון במחשבים במשרדים קטנים שיאיצו פרודוקטיביות

טיפים שימושיים למחשבים במשרדים קטנים: איך לשרוד בעידן הדיגיטלי?

איזה כיף, פתחתי משרד קטן! חלום שהתגשם, אבל יחד עם כל החלומות מגיעות גם המציאות והאתגרים. האם אתם יודעים שהמחשב שלכם הוא כמו הכלב הטוב ביותר שלכם? הוא יכול להיות חבר נהדר, אבל אם לא מטפלים בו כמו שצריך, הוא יכול לאכזב אתכם ברגעים הכי לא מתאימים! אז הנה כמה טיפים לא מאורגנים שנאספו מתוך מוחותיהם של מומחים, בכדי לעזור לכם לגבור על האתגרים ולהיות המשרד הכי מגניב בעיר (וגם בכפר).

איך לבחור את המחשב המתאים? 5 טיפים שלא תרצו לפספס!

בואו נתחיל עם השאלה הכי גדולה: מה המחשב שמתאים לכם?

• תצטרכו to suit your needs: לא כל מחשב הוא כמו כוס קפה, צריך לדעת מה אתם צריכים! מה אתם הולכים לעשות במחשב? לעבוד על מסמכים? לערוך סרטונים? לחקור את היקום? תוודאו שהמחשב שלכם מתאים לכך.
• גודל וזמן: מחשבים ניידים הם הופעה מרהיבה, אבל לפעמים אתם זקוקים לקצת יותר כוח (כן, כמו שצריך לאמן את הכלב שלכם). מחשבים נייחים יכולים להיות פתרון נהדר.
• מערכת הפעלה: זה כמו לבחור בין טעם של שוקולד לנילון. מערכת ההפעלה היא הגורם הכי חשוב שיעזור לכם לתפקד. אשטול תמיד על מערכת שאתם מכירים ושתשמש אתכם היטב.
• זיכרון מהיר: מחשב עם זיכרון מהיר הוא כמו דינוזואר עם מטוס – הוא יטוס בעבודות הבשוקה שלכם! ודאו שיש בו מספיק זיכרון RAM.
• תשתית ואבטחה: חסכו לעצמכם מצבים לא נוחים, כמו מלחמת רובוטים נגד הקבצים שלכם. השקיעו בתשתית אבטחה מבוססת על תוכנות עדכניות.

מהם הכלים הכחולים? 3 תוכנות שאתם חייבים במשרד שלכם!

לא כל התוכנות נולדו שוות, וכמה כאלה הן פשוט חובה בכל משרד קטן. ככה תבחרו את ה"כלים הכחולים" שלכם:

• כלים לניהול פרויקטים: תוכנות כמו Trello או Asana יעזרו לכם להישאר מסודרים ומהירים, כמו פילים על טרקטורים. תתארו לעצמכם מה אפשר לעשות כשאתם יודעים בדיוק מה לעשות.
• שירותי ענן: אל תתנו לפחדים שלכם להחזיק מידע על כונן הקשיח! שירותים כמו Google Drive או Dropbox הם חברים נפלאים ומגבים את הנתונים שלכם במקום בטוח שיש עליו שומר על הפולחן.
• תוכנות אנטי-וירוס: לא, זה לא טיול בטבע, זה לדאוג למחשב שלכם (והמידע שהכנסתם)! תוכנות כמו Norton או Bitdefender עושות עבודה מצויין בהגנה על המשרד שלכם.

איך לנהל את הזמן שלכם כמו שצריך באורח קליל? 5 טיפים לחיים קלים יותר!

הזמן טס! ולפעמים לא בטוח אם את/ה קפצ/ת לתוך מכונת זמן או פשוט לא הצלחת לחשוב איך לנהל את היום שלך. אז בואו נוציא פתרונות:

• קביעת לוח זמנים: תכנון יום מראש ייתן לכם את כל הכלים להתמודד. תכתבו מה עושים מתי ואיפה. (לא, לא בטלפון, על דף!)
• שעות עבודה קבועות: תקבעו שעות קבועות ותנו לזה להיות כמו חוקי הקולנוע – וגם אתם תקבלו פרס! שמרו על גבול בין העבודה לחיים האישיים.
• תזכורות: פנו מקום בעזרת אפליקציות כמו Evernote או Todoist שמודיעות לכם מה לעשות ומתי.
• שתיים-שלוש נכסים גודלים: הם נתן ולהתמקד במשימות הגדולות (לא התה, אלא פרויקטים באמת גדולים!).
• נישאים כקטנים: קלו אסטרטגיות כמו לעשות פרקים קטנים מהבעיה הגדולה. זה מזכיר את החוט בלבד: פשוט למשוך את החוט ונפתרתם!

שאלות נפוצות על ניהול מחשבים בעסק קטן

מה לעשות אם המחשב קורס?

אל תשתגעו! זו לא דרמה. בפעמים רבות זה בגלל עומס יותר מדי על הזיכרון. כדאי לנסות לסגור תוכנות לא בשימוש או לRestart (התקווה שלכם).

איך לעדכן את המחשב שלי?

כמו לגדל צמח, גם את המחשב תחזיקו לאורך זמן! תמיד תפנו לעדכן את מערכת ההפעלה והתוכנות האחרות כל חודשיים-שלושה.

יצרתי מכתב בקובץ ולא נשמר, מה לעשות?

ובכן, זה נשמע כמו חוויה לא נעימה. המחשב שלכם לא נשאר סוד – הוא ישמור לכם על העתק לגיבוי. נסו לבדוק בתיקיית "מכתבים אחרונים".

כיצד אוכל לחסוך באנרגיה?

קחו את המחשב להירדמות כל כמה דקות או אם הוא לא בשימוש, הנה ההזדמנות שלכם לחסוך! ודא שהמחשב לא מופעל בסופי שבוע ולא במקרה ישנתי על המחשב.

האם אני צריך לקנות מחשב חדש כל כמה שנים?

כמו עגלות קניות, הקצב משתנה. מחשבים איכותיים יכולים להחזיק כמה שנים, וברגע שהמחשבים מתחילים לאכזב אתכם – זה הזמן לחשוב